Ponad 10 letnie doświadczenie pozwoliło nam dać wsparcie wielu adeptom na ich ścieżce kariery zawodowej i ułatwić im start w dorosłość.

Kurs sekretarka-asystentka. Profesjonalne warsztaty sekretarka, asystentka dyrektora

Szkolenia dla sekretarek

Zawód sekretarki/asystentki jest często deprecjonowany przez opinię publiczną. Większości osób wydaje się bowiem, że sekretarką może zostać każdy, kto takie chęci wyrazi. Nie jest to jednak prawdą. W dzisiejszym świecie, sekretarki muszą posiadać nie tylko predyspozycje do wykonywania tego zawodu, ale także wiedzę z określonego zakresu. Często okazuje się nawet, że od kandydatek na stanowisko sekretarki/asystentki wymaga się tyle samo, co od kandydata na stanowisko menadżera.

Co wchodzi w zakres obowiązków sekretarek/asystentek?

Podstawowym zadaniem sekretarki jest odciążenie bezpośredniego przełożonego przez przejmowanie części jego zadań, rozwiązywanie pomniejszych problemów, a także podejmowanie niektórych decyzji. To one zajmują się obiegiem i archiwizacją dokumentacji, przyjmują i wysyłają korespondencję, organizują spotkania biznesowe i imprezy firmowe, prowadzą wszelkie rozmowy telefoniczne, a także dbają o wizerunek firmy. Zwykle, klient lub partner biznesowy ma pierwszy kontakt właśnie z nimi – ich profesjonalizm jest niezbędny do budowania pozytywnych relacji z tego typu osobami.

Dobra sekretarka jest na wagę złota, dlatego organizowanych jest wiele kursów i szkoleń, które proponują kobietom naukę tego zawodu. Czego można się tam nauczyć oprócz wiedzy na temat przyszłej pracy? Z pewnością można poznać sprawdzone techniki zarządzania czasem, dzięki którym można zwiększyć efektywność swojej pracy. Na tego typu kursach odbywają się również zajęcia z zakresu asertywności i sposobów walki ze stresem – co w pracy sekretarki jest niezwykle ważne. Można też dowiedzieć się, w jaki sposób sekretarka powinna komunikować się ze swoim szefem, z innymi pracownikami, a także z klientami – nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać.

Komunikowanie się w pracy asystentki dyrektora

Komunikacja między dyrektorem a jego asystentką jest niezwykle ważna. Są to bowiem osoby, które przebywają ze sobą na co dzień, powinny mieć więc ze sobą dobry kontakt. Dyrektor jest zwykle uzależniony od swojej sekretarki, która pilnuje jego kalendarza spotkań, a także układa codzienny grafik. To ona często decyduje, dla kogo dyrektor znajdzie czas, a dla kogo nie.

W jaki sposób wygląda komunikacja między dyrektorem a sekretarką? W większości firm sekretarka posiada swoje biuro tuż obok biura dyrektora – trzeba przejść najpierw przez jej gabinet, aby móc porozmawiać z szefem. Kontakt ten jest więc z pewnością bezpośredni. Jest to zwykle wspólne ustalanie spotkań i omawianie poważniejszych spraw. Komunikacja z pewnością odbywa się za pośrednictwem telefonu. Mowa tu zarówno o telefonie stacjonarnym, który posiada w swoim biurze, jak i o komórkowych – każda sekretarka powinna otrzymać służbowy telefon komórkowy.

Komunikacja za pośrednictwem telefonu stacjonarnego jest zawsze bezpośrednia. Zarówno, jeśli dyrektor potrzebuje czegoś od swojej asystentki może z niego skorzystać, jak i w przypadku odwrotnej sytuacji – sekretarka jednak nie powinna zbyt często dzwonić do swojego szefa, bowiem zamiast zawracać mu głowę mniej ważnymi sprawami, sama powinna podejmować pomniejsze decyzje.

Komunikacja za pośrednictwem telefonu komórkowego jest niezbędna do załatwiania spraw w terenie. Sekretarka jest bowiem także osobą, zajmującą się robieniem zaopatrzenia, planowaniem imprez służbowych i wszystkimi z tym związanym sprawami – jest więc jednocześnie pracownikiem mobilnym (powinna posiadać prawo jazdy i własny samochód).

Sekretarka to osoba, bez której dyrektor jest jakby pozbawiony ręki. Często zdarza się, że dobra organizacja czasu pracy dyrektora jest całkowicie uzależniona od pracy sekretarki.

Kwalifikacje i predyspozycje do zawodu

Aby być dobrą sekretarką, trzeba posiadać niezbędne predyspozycje do tego zawodu. Czasami może wydawać się, że praca sekretarki lub asystentki prezesa nie wymaga szczególnych umiejętności. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że osoba zajmująca jedno z powyższych stanowisk, musi być przede wszystkim odporna na stres i zdolna do pracy pod presją czasu. Prezes jest osobą bardzo wymagającą i zawsze posiada napięty grafik. Sekretarka jest jego trzecią ręką, dzięki której wszystkie jego sprawy są zapięte na ostatni guzik. To ona bowiem prowadzi kalendarz spotkań, przypomina prezesowi o najważniejszych terminach i zaplanowanych wcześniej działaniach. Jeden jej błąd może skompromitować szefa w oczach partnerów biznesowych czy pracowników, w związku z czym zawsze musi być ona pełna energii, a jednocześnie skupiona na swojej pracy – tak wiele bowiem od niej zależy. Każdy błąd może okazać się końcem jej kariery.

Każda sekretarka powinna być również oddana swojej pracy. Tylko w ten sposób jest w stanie dobrze wykonywać powierzone jej zadania i reprezentować wizerunek firmy. Sekretarka to osoba reprezentacyjna, dlatego powinna mieć dobrą dykcję, co pozwoli jej załatwiać wiele spraw przez telefon. Powinna być również otwarta na ludzi i uśmiechnięta.

Kolejne cechy, którymi powinna wyróżniać się dobra sekretarka to: stanowczość, odpowiedzialność, asertywność oraz opanowanie – nigdy bowiem nie wiadomo, z jakimi sytuacjami przyjdzie jej się zmierzyć.

W pracy sekretarki niezbędne są także umiejętności obsługi urządzeń biurowych, takich jak: faks, drukarka, skaner, ksero itp. Są to urządzenia, których używa wykonując swoje codzienne obowiązki. Sekretarka musi również biegle odsługiwać komputer i umiejętnie poruszać się po internecie, ponieważ jest to jej podstawowe narzędzie pracy.

Public Relations w pracy sekretarki

Praca sekretarki nie należy do lekkich. Oprócz wielu obowiązków, które codziennie musi wykonywać, jest również zmuszona dbać o wizerunek przedsiębiorstwa, w którym pracuje. W większości firm bowiem jest tak, że to właśnie z sekretarką klient ma swój pierwszy kontakt. Od jej zachowania i profesjonalizmu zależy więc to, jak firma zostanie odebrana w oczach takiego bezpośredniego gościa. Jak wiadomo, pierwsze wrażenie jest zwykle najważniejsze, dlatego zachowanie sekretarki w konkretnych sytuacjach może albo zbudować pozytywny wizerunek firmy, albo go całkowicie zburzyć.

Jak widać, udział sekretariatu i sekretarek jest właściwie kluczowy, jeśli chodzi o kształtowanie się wyobrażenia klientów o danej firmie – na tym właśnie polega Public Relations w pracy sekretarki.

Aby dobrze reprezentować firmę, zatrudnione w niej sekretarki muszą zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne jest ich zachowanie wobec klientów zewnętrznych. Ważne jest tu nie tylko zachowanie, ale także wygląd zewnętrzny i sposób wykonywania swoich obowiązków, szczególnie chodzi o rozmowy telefoniczne oraz sposób prowadzenia korespondencji. Biurko sumiennej i dobrze zorganizowanej sekretarki powinno być zawsze uporządkowane, a jej wygląd zawsze zadbany. Nie może zdarzyć się sytuacja, w której klient zauważy, iż sekretarka jest nieprzygotowana do swojej pracy.

Specjaliści twierdzą, że jeśli klient pozytywnie oceni sekretarkę, zaczyna dostrzegać potencjał całego przedsiębiorstwa, a co za tym idzie przyczynia się np. do wzrostu sprzedaży firmy.

Sekretarka musi być więc w stu procentach profesjonalistką we wszystkich swoich działaniach, jeden fałszywy krok może bowiem zaprzepaścić wiele pracy nad budowaniem wizerunku firmy, a także zdobywaniem powszechnego zaufania w oczach partnerów i klientów.

Rodzaje, obieg, archiwizacja dokumentacji

W każdej firmie, dokumentacja odgrywa decydującą rolę, a każdy z pracowników biurowych zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie powinien wiedzieć, w jaki sposób się nimi posługiwać. Najbardziej szczegółową wiedzę w tym zakresie powinna jednak zawsze posiadać sekretarka, dla której dokumentacja to chleb powszedni.

Co powinna wiedzieć o dokumentacji danej firmy każda pracująca w niej sekretarka?

Istnieją pewne zasady prawne, które regulują postępowanie z poszczególnymi dokumentami. Aby jednak wiedzieć, w jaki sposób z nimi postępować, należy znać ich rodzaje. Nie tylko wiedza na temat rodzajów dokumentów jest ważna, trzeba również posiadać wiedzę na temat obiegu korespondencji, a w tym:

  • znać instrukcję kancelaryjną i umieć według niej postępować
  • znać systemy kancelaryjne: mieszany, dziennikowy, bezdziennikowy
  • znać zasadę przyjmowania i otwierania korespondencji w danej firmie
  • znać zasady wysyłania korespondencji firmowej
  • wiedzieć, kiedy dołączać koperty do korespondencji, a kiedy nie
  • umieć sporządzić ewidencję faksów, a także kurierskich przesyłek
  • umieć rejestrować, znakować oraz rozdzielać korespondencję

W jaki sposób prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumentację?

Istnieje wiele systemów porządkowania bieżących dokumentów, sposobów ich opisywania, a także tworzenia dla nich określonych kategorii – każdy sposób jest dobry, jeśli jest używany poprawnie i konsekwentnie (!). Trzeba przy tym pamiętać, aby przede wszystkim oddzielać dokumenty bieżące od dokumentów archiwalnych.

Sekretarka powinna również wiedzieć, w jakich warunkach powinna być przechowywana dokumentacja i jak długo należy ją przechowywać. To niezwykle ważne, ponieważ zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji może doprowadzić do wielu kłopotów.

Organizacja spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, imprez firmowych

Jednym z zadań, jakie należą do pracy sekretarki jest organizacja spotkań biznesowych, wyjazdów służbowych (na które zwykle nie wyjeżdżają, chyba że w wypadkach nadzwyczajnych), a także imprez służbowych.

Co dokładnie należy do ich obowiązków w tej kwestii? Właściwie wszystko, zacznijmy jednak od początku. Dobra sekretarka musi posiadać zmysł logistyczny. Dlaczego? Otóż organizując wyjazd służbowy, musi nie tylko zarezerwować miejsca w hotelu i zająć się zorganizowaniem transportu, musi przede wszystkim znaleźć hotel położony jak najbliżej miejsca docelowego – powinien być to hotel w jak najniższej cenie, jednak o jak najwyższym standardzie. Hotel powinien być dobrze usytuowany pod względem transportu, chyba że dany szef dotrze na miejsce samochodem, co w dzisiejszych czasach jest sprawą dość powszechną. Wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik, dlatego szef powinien pozostawać w stałym kontakcie z sekretarką – czy to telefonicznym, czy mailowym.

Przed wyjazdem każdy przełożony powinien otrzymać od sekretarki szczegółowy plan podróży wraz z harmonogramem poszczególnych dni z uwzględnieniem czasu na odpoczynek. Aby szef nie zapomniał o ważniejszych spotkaniach, sekretarka powinna ustawić mu “przypominacz” w telefonie komórkowym bądź dzwonić do niego z daną informacją. To ona umawia większość spotkań, więc w razie jakichkolwiek przesunięć, powinna na bieżąco sobie radzić.

Wyjazdy służbowe są niezwykle stresujące dla każdej sekretarki. Podobnie sprawa wygląda w przypadku organizacji imprez firmowych. Tutaj sekretarka musi zaplanować dosłownie wszystko, od dekoracji, po jedzenie i zaproszenia dla gości. Często takie imprezy decydują o jej być-nie być w danym przedsiębiorstwa, dlatego żadne wpadki nie są mile widziane.

Techniki zarządzania czasem

Istnieje wiele technik, dzięki którym można skutecznie zarządzać swoim czasem. Warto wśród nich wymienić m.in.:

technikę określania priorytetów – technika ta jest powszechnie znana, chodzi o to, aby określić zadania, których wykonanie jest najważniejsze, można je ponumerować (stworzyć własny system numerowania, oddzielający zadania ważne, bardzo ważne i mało ważne), technika ta często łączy się z techniką tworzenia listy zadań;

technikę określania celu – określanie celu jest bardzo ważne szczególnie w chwili, kiedy mamy do zrobienia wiele rzeczy; codziennie można ustalać nowe cele, ale jednocześnie powinniśmy posiadać również cel nadrzędny – każdy z nas wie, do czego dąży i co chce osiągnąć, dlatego jasne postawienie sobie celu, pozwala szybciej ten cel osiągnąć;

technikę tworzenia listy zadań – aby wiedzieć, co należy zrobić danego dnia w pracy, warto stworzyć własną listę zadań, a następnie wykreślać z niej zadania, które już zostały wykonane, jest to bardzo pomocne w pracy, ponieważ o niczym nie da się zapomnieć; lista zadań często łączona jest z techniką określania priorytetów;

zasadę Pareto – w myśl tej zasady 20 % naszego czasu pracy wpływa na 80% jej efektów – warto się nad nimi zastanowić i tak wybierać zadania, aby osiągać jak najlepsze efekty – to na nich należy się skupić; w codziennej pracy zwykle bywa tak, że jedynie 3 zadania z Twojej listy są najważniejsze, dlatego warto zadawać sobie pytania: jeśli wykonam dane zadanie, jaki będzie to miało efekt? Czy warto wykonać to lub inne zadanie ze względu na efekty? Itp.;

analizę SWOT – w tym przypadku należy określić swoje słabe i mocne strony, dzięki czemu wiadomo, jakie zadania sprawiają większe trudności i można się na nich bardziej skupić;

To tylko niektóre z technik, które pozytywnie wpływają na organizację czasu pracy i rozładowują stres.

sertywność w pracy i walka ze stresem

Praca sekretarki jest niezwykle stresująca. Choć niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę, bardzo wiele zależy właśnie od sekretarek. Każdy najmniejszy popełniony przez nie błąd może sprawić, że nie tylko zostaną zwolnione z pracy, ale zniszczą wizerunek firmy na zewnątrz. Jest to bardzo poważne obciążenie nie tyle fizyczne, co psychiczne.

Sekretarki są narażone na bezpośrednią złość szefa, dlatego nie powinny do końca przejmować się wszystkim, co ten im powie – powinny być asertywne. Każda sekretarka powinna być elastyczna i zaradna, bowiem szef może często zmieniać swoje decyzje, przez co może dochodzić do wielu stresujących sytuacji.

Czasem niestety zdarza się, że szefowie nazbyt wykorzystują swoje stanowiska w stosunku do swoich sekretarek. Każdą im zostawać po godzinach, wykonywać dodatkowe zadania, do których nie są upoważnione, i do których nie posiadają odpowiednich kompetencji, każą im robić prywatne zakupy lub zakupy służbowe, ale po godzinach pracy, tłumacząc, że nie można na to tracić czasu podczas 8 godzinnego dnia pracy. Takie sytuacje są nagminne (to jedynie niektóre z przykładów), dlatego każda sekretarka powinna być asertywne.

Co to jest asertywność? To umiejętność stanowczej odmowy. Wiąże się to oczywiście z ryzykiem utraty pracy, jednak pracodawca okazuje swojemu pracownikowi brak szacunku, na każdym kroku go wykorzystując i poniżając, należy z takiej pracy zrezygnować.

Jak walczyć ze stresem w pracy? Podczas wykonywania codziennych zadań warto słuchać relaksującej muzyki. Nie można rezygnować z przerwy, której nie powinno się spędzać na stanowisku pracy, ale w innym miejscu, aby choć na chwilę odpocząć. Warto zaprzyjaźnić się z innymi pracownikami, wspólne rozmowy często rozładowują niepotrzebne napięcie.

Author

Maciej Ślesicki

Leave a comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Warto przeczytać także